Fungsi dan Fitur Aplikasi OrangeHRM

Sekilas Orange HRM

Orange HRM merupakan sebuah alat untuk mengelola sumberdaya manusia yang berlisensi open source. OrangeHRM Inc merupakan sebuah perusahaan software yang bertempat di Secaucus, New Jersey. Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan kebutuhan utama bagi bisnis apapun tidak peduli bisnis itu besar ataupun kecil.

Setting dan konfigurasi dasar yang harus dilakukan di sistem OrangeHRM setelah instalasi selesai dilakukan. Kita dapat dan perlu melakukan setting-setting berikut agar Orange HRM dapat berjalan sesuai dengan proses dan kebijakan perusahaan terkait dengan data dan aktifitas karyawan. Setting yang perlu dilakukan yaitu : Company Info, Job, Qualifications, Skills, Memberships, Nationality & Race, Users, Email Notifications, Project Info, Data Import/Export. Menu konfigurasi ini relatif lebih lengkap dari pada sistem HR berbasis open source lainnya (silakan lihat tulisan sebelumnya mengenai Solusi Open Source untuk UMKM : Perbandingan Software HR berbasis Open Source).

Data pribadi mulai dari riwayat kerja, manfaat, waktu, kehadiran, cuti, perekrutan kerja, penempatan kerja,  pemberian kompensasi dan sebagainya. Proses mengelola SDM ini tentu saja tidak efektif dan efisien jika hanya menggunakan lembaran-lembaran kertas sederhana, maka dari itulah diperlukan sebuah perangkat lunak yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan SDM.

            Salah satu software yang dapat digunakan perusahaan dalam membantu mengelola SDM adalah OrangeHRM. Orange HRM meruapakan salah satu HRIS atau Sistem Informasi SDM yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengelola SDM. Selain OrangeHRM berlisensi open source dan mudah didapatkan, OrangeHRM juga mencakupi banyak fungsi dari Manajemen Sumber Daya Manusia yang dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan SDM.

ita akan mulai melakukan setting dengan login menggunakan username dan password admin (user dan password untuk admin diset saat melakukan instalasi pertama kali), lalu klik “Login”.

 

 

OrangeHRM

Dalam rangka mendapatkan suatu media pembelajaran komputer yang hemat biaya maka digunakan media pembelajaran komputer dengan berbasiskan teknologi open source dengan dukungan hardware yang minimum. Banyak bermunculan software sistem informasi sumber daya manusia yang bersifat open source. Salah satunya adalah orangeHRM. OrangeHRM merupakan sistem informasi pengelolaan sumber daya manusia berbasis Web. Script yang dibuat dengan menggunakan PHP sehingga menghasilkan halaman Web yang dinamis. Sedangkan jenis database yang digunakannya adalah MySQL. Selain itu dibutuhkan Apache HTTP Server agar software dapat dijalankan di web.

PHP, MySQL dan Apache juga merupakan software open source. Ketiga software open source ini dapat dijalankan pada satu komputer secara bersamaan sehingga meminimkan kebutuhan hardware komputer. OrangeHRM merupakan salah satu HRIS atau Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Dan HRIS tersebut merupakan sub system dari Sistem Informasi Management (Management Information System).

Fungsi MSDM sejatinya ada 5 yaitu, perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi, pengembangan dan perawatan sesuai dengan kerangka kerja HRIS. Dan gambar dibawah ini merupakan kerangka kerja HRIS. Dalam OrangeHRM sendiri, telah terdapat aplikasi-aplikasi dari Fungsi MSDM sesuai dengan framework HRIS. Aplikasi-aplikasi dari fungsi MSDM yang ada di OrangeHRM diimplementasikan ke dalam fitur-fitur yang ada di OrangeHRM.

1. Fungsi Perencanaan (HR Planning)

2. Fungsi Rekrutmen dan Seleksi (HR Recrutiment & Selection)

3. Fungsi Orientasi (HR Orientation)

4. Fungsi Pengembangan (HR Development)

5. Fungsi Perawatan/Evaluasi (HR Maintenance)

v  Fungsi Perencanaan (HR Planning)

Dalam OrangeHRM, fungsi perencanaan yang dapat kita lakukan antara lain kita dapat membuat perencanaan dalam pengelolaan sumber daya manusia seperti membuat rincian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), kategori pekerjaan, shift kerja, status karyawan, kompensasi dan sebagainya.

  

Gambar 2. Aplikasi fungsi perencanaan

v  Fungsi Rekrutmen dan Seleksi (HR Recrutiment & Selection)

Untuk fungsi rekrutmen dan seleksi dalam OrangeHRM, diaplikasikan dalam fitur Recruitment dapat menambahkan kandidat karyawan yang telah memasukkan lamaran ke dalam perusahaan kita. Kita juga dapat melihat kandidat karyawan yang siap kita rekrut yang dapat kita sesuaikan dengan pekerjaan yang tersedia dalam perusahaan kita yang sebelumnya telah kita buat dalam fungsi perencanaan. Agar lebih jelas berikut contoh tampilan dari aplikasi dalam OrangeHRM untuk fungsi rekrutmen dan seleksi.

Gambar 3. Aplikasi fungsi rekrutmen dan seleksi

v  Fungsi Orientasi (HR Orientation)

Orientasi karyawan baru secara efektif mengintegrasikankaryawan baru ke dalam organisasi Anda dan membantu dengan retensi, motivasi, kepuasan kerja, dan cepat memungkinkan setiap individu untuk menjadi anggota kontribusi dari tim kerja.

v  Fungsi Pengembangan (HR Development)

Untuk fungsi pengembangan dalam OrangeHRM tidak semua fungsi pengembangan diaplikasikan dalam OrangeHRM tetapi hanya beberapa saja. Contoh dari fungsi pengembangan adalah seperti promosi, demosi, mutasi dan sebagainya. Sedangkan dalam OrangeHRM, fungsi pengembangan seperti promosi, demosi dan promosi belum diaplikasikan.

Gambar 4. Aplikasi fungsi pemberhentian

v  Fungsi Perawatan/Evaluasi (HR Maintenance)

Untuk fungsi perawatan atau evaluasi dalam OrangeHRM diaplikasikan di dalam fitur Performance tab KPI (Key Performance Indicator) dan Review. review penilaian kita terhadap kinerja karyawan dalam perusahaan. Selain dapat membuat review penilaian kita terhadap kinerja karyawan, kita juga dapat melihat hasil review lain terhadap karyawan dalam perusahaan yang dibuat oleh orang lain yang berwewenang. Adanya hasil review dan KPI ini dapat digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap karyawan yang nantinya hasil evaluasi tersebut dapat digunakan dalam perencanaan ulang pengelolaan SDM. Berikut merupakan tampilan dari fitur performance.

Gambar 4. Aplikasi fungsi pemberhentian

Gambar 5. Aplikasi Admin

Administrator dapat menambahkan berbagai macam informasi yaitu :

Company Info : General, Locations , Company Structure dan Company Property Job : Job Titles, Job Specifications, Pay Grades, Employement Status, EEO Job Categories Qualification : Educations, Licenses Skills : Skills,  Languages Memberships : Memberships Type, MembershipNationality & Race : Nationality, Ethnic Race Users : HR Admin Users, ESS Users, Admin User Groups Email Notifications : Configuration, SubscribeProject Info : Costumers, Projects, Projects Activities Data Import/Export : 

Tetapi dalam OrangeHRM ada sebuah fitur yang dapat membuat kita membuat daftar rincian pemberhentian karyawan berikut dengan alasan kenapa karyawan tersebut diberhentikan. Fungsi pemberhentian karyawan ini diaplikasikan dalam fitur PIM tab Configuration.

OrangeHRM tersusun atas modul-modul sebagai berikut:

v  Modul Admin. Modul ini merupakan salah satu bagian dari sistem dimana manajer sumber daya manusia atau personil yang ditunjuk menjalankan semua tugas administrasi sistem. Modul ini meliputi pendefinisian stuktur perusahaan, golongan gaji, proyek yang dijalankan dan informasi lain sebagai tulang punggung dari seluruh sistem. Keamanan sistem dapat diatur melalui modul ini dalam bentuk penetapan otorisasi pengguna.

Modul Admin, hanya bias diakses oleh HR Admin User (Administrator,) kecuali disetting sebuah user baru yang diberi kewenangan tertentu, lalu ditetapkan ke karyawan yang ditunjuk.

Sebagai penjelasan, perlu pembelajar ketahui bahwa OrangeHRM mempunyai dua jenis user:

1. HR Admin User berperan sebagai penguasa sistem OrangeHRM secara menyeluruh
2. ESS User (Employee Self Service) yaitu user yang dapat masuk ke sistem. OrangeHRM memberikan fungsionalitas ini untuk memberi keleluasaan bagi user untuk berinteraksi dengan sistem dalam memasukkan informasi, mengakses modul cuti, modul time….. Dalam OrangeHRM terdapat dua golongan ESS User yaitu:
• ESS – Supervisor yang login ke sistem dalam kapasitasnya sebagai supervisor yang mempunyai bawahan atau anak buah. Dengan login sebagai ESS – Supervisor, seorang supervisor bisa mengakses informasi anak buahnya (misalnya untuk mengetahui tingkat absensinya, sisa cuti atau pun histori pengajuan cuti anak buahnya, aktual maupun histori dari performance review anak buahnya)
• ESS – Subordinate yang login ke sistem dalam kapasitasnya sebagai bawahan akhri (tidak punya anak buah). Karyawan yang bersangkutan hanya bisa melihat informasi terkait dirinya sendiri dalam hal informasi diri, absensi, cuti dan performance reviewnya.

v  Modul PIM (personal information module). Modul ini mengelola semua informasi terkait karyawan yang relevan termasuk didalamnya berbagai jenis informasi pribadi, rincian kualifikasi dan pengalaman kerja, informasi yang terkait dengan pekerjaan dan lain sebagainya. Informasi yang ditampung dalam modul ini dimanfaatkan oleh modul-modul lainnya.

Fitur-fitur yang tersedia dalam modul PIM antara lain:

• Personal Details
• Profile Picture
• Contact Details
• Emergency Contact(s)
• Dependents
• Immigration Details
• Job Information
• Salary Information
• Employee Reporting Structure (Assign Supervisors and subordinates)
• Qualifications
• Memberships
• Training Courses
• Leave Summary
• Leave List (Applied, Approved, Rejected or Cancelled leave)
• Attach Files

v  Modul Leave. Sebuah modul pengelolaan cuti yang komprehensif dengan kemungkinan yang luas untuk mendefinisikan berbagai jenis cuti, libur perusahaan dan lain-lain. Modul ini menyediakan semua proses pengajuan cuti dan proses persetujuannya. Selain itu, modul ini dapat menampilkan informasi tentang hak cuti, sisa cuti, riwayat cuti dan lain sebagainya. Konsep berbasis web dan pelayanan mandiri (self-service) ini menyederhanakan berbagai prosedur cuti yang saling berhubungan, mengurangi pekerjaan administratif, menghemat kertas dan biaya.

Modul Leave versi OrangeHRM Live (atau versi advanced) merupakan modul yang powerful dari OrangeHRM. Modul ini terdiri dari sub-menu:

1. Configure
2. Leave Summary
3. Leave List
4. Assign Leave
5. Leave Calender

v  Modul Time. Modul ini mengotomatisasi proses yang terkait dengan penelusuran waktu kerja. Modul ini membantu mencapai efisiensi dalam mengelola data tenaga kerja dan meningkatkan pengelolaan angkatan kerja. Modul ini memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mendefinisikan dan mengisi jadwal kerja mereka sendiri yang dapat diterima/ditolak dan dimodifikasi oleh atasan mereka. Modul ini memiliki fungsionalitas untuk menelusuri kehadiran karyawan, dimana karyawan dapat memasukkan waktu hadir kerja (punch in)dan waktu pulang kerja (punch out). Melalui modul waktu kerja ini karyawan dapat jam kegiatan (time events) yang terkait dengan proyek tertentu dimana mereka bekerja dan administrator proyek dapat mengelola proyek dengan mudah melalui fungsionalitas yang ditawarkan melalui item

laporan proyek.

Dalam Modul Time ada 2 (dua) fungsi pencatatan waktu kerja dengan kegunaan yang berbeda. Fungsi-fungsi tersebut adalah:

1. Attendance. Fungsi ini adalah fungsi pencatatan absensi masuk/pulang karyawan (punch in/punch out). Karyawan melakukan punch in/punch out, saat login ke sistem dengan ESS User Login yang ia miliki.
2. Timesheet. Fungsi ini memfasilitas karyawan untuk memasukkan penggunaan jam kerjanya (timesheet) dalam suatu projek dimana ia ditugaskan.

v  Modul Recruitment. Modul ini digunakan untuk pengelolaan rekruitmen. Pemasang iklan dapat melakukan posting iklan dengan mudah, melacak progres pemrosesan pelamar hingga proses wawancara sampai proses penerimaannya.

v  Modul Performance. Modul ini digunakan untuk mengelola kinerja karyawan. Kinerja karyawan pada modul ini diukur dengan key performance indicator (KPI). Administrator perlu memasukkan kriteria dari KPI setiap posisi jabatan sebelum proses penilaian dapat dilakukan.

Gambar 6.  Tampilan OrangeHRM 

Proses pembelajaran dapat menggunakan 2 jenis konfigurasi jaringan komputer yaitu konfigurasi stand-alone dan konfigurasi client-server. Pada konfigurasi stand-alone aplikasi OrangeHRM perlu di install pada seluruh komputer yang akan digunakan untuk pembelajaran. Sedangkan pada konfigurasi client-server hanya 1 buah komputer saja yang diaktifkan software OrangeHRM sebagai server dan komputer lainnya sebagai client dengan hanya menjalankan aplikasi web browser untuk mengakses komputer server. Pada konfigurasi stand-alone masing-masing mahasiswa dapat berlatih untuk menjadi seorang administrator OrangeHRM yang mengelola seluruh data karyawan dan melakukan proses administrasi yang berkaitan dengan tugas departemen sumber daya manusia seperti membuat laporan. 
 

Gambar 7.  Client-Server OrangeHRM

Pada konfigurasi stand-alone masing-masing mahasiswa dapat berlatih untuk menjadi seorang administrator OrangeHRM yang mengelola seluruh data karyawan dan melakukan proses administrasi yang berkaitan dengan tugas departemen sumber daya manusia seperti membuat laporan.

Proses pembelajaran manajemen sumber daya manusia dengan menggunakan OrangeHRM dapat dilakukan dengan metode simulasi, praktikum dan studi kasus. Lebih lanjut pembelajaran dengan metode ini dapat diintegrasikan dengan berbagai tugas mata kuliah yang lain seperti teori organisasi, analisa jabatan, manajemen kinerja, manajemen kompensasi dan sebagainya.

Kesimpulan Orange HRM

            Dari penjelasan pernyataan-pernyataan di atas, dapat kita ketahui bahwa OrangeHRM merupakan HRIS yang berlisensi open source yang dapat digunakan perusahaan dalam pengelolaan SDM. Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan :

1.         Penggunaan sotfware orangeHRM dalam pembelajaran manajemen sumberdaya manusia akan lebih meningkatkan pemahaman mahasiswa tentang aktivitas yang terjadi dalam manajemen sumber daya manusia serta bagaimana keterkaitannya antara satu aktivitas dengan aktivitas lainnya.

2.         Proses pembelajaran manajemen sumber daya manusia dengan menggunakan OrangeHRM dapat dilakukan dengan metode simulasi, praktikum dan studi kasus.

3.         Adanya tambahan pengalaman praktis melalui studi kasus yang diberikan membuat mahasiswa lebih mengetahui kondisi sebenarnya yang terjadi pada pengelolaan sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaan